Ketterästi liikkeelle kysymällä

Olen viime vuosina puhunut lukuisia kertoja ketterän tekemisen puolesta. Ketterästä puhutaan vähän joka yhteydessä ja pidetään itsestäänselvyytenä, että kaikilla on yhteinen ymmärrys, mistä siinä on kyse. Näin ei kuitenkaan välttämättä ole.

Mitä ketterä tekeminen oikeastaan on?

Ketterän toimintatavan olennaisia osia ovat kysyminen, kuuntelu, kokeilu ja reflektointi. Pelkkä nopea eteneminen ei tee toiminnasta ketterää. Eteneminen pienin tavoitteellisin kokeiluin, ja jokaisesta kokeilusta oppiminen sen sijaan on ketterää. Eikö kuulostakin helpolta? – Sitä se periaatteessa onkin.

Vaikeaa ketterästä toimintatavasta tekee muun muassa se, että täytyy uskaltaa kokeilla nopeasti, pitkällisen suunnittelun sijaan.

Ajattelin avata ketterän tekemisen osia yksi kerrallaan, aloittaen kysymisestä.

Miksi kaikki alkaa kysymisestä?

Olen toiminut pitkään asiantuntijarooleissa, ja ollut tilanteissa, joissa minun on oletettu asiantuntijana kertovan mitä tehdä seuraavaksi. Vähitellen projektijohtoroolien kautta olen tullut tietoiseksi siitä, miten rajallinen yhden henkilön näkemys on, myös omani.

Ymmärrettyäni oman rajallisuuteni olen alkanut kysymään. Ja vau, lopulta koossa on ollut valtava määrä tietoa, jonka perusteella olemme pystyneet tekemään parempia päätöksiä. Juuri tästä on kyse ketteryydessäkin. Tuodaan yhteen asiantuntijat, jotka toistensa kysymysten avulla muodostavat nopeasti kattavan yhteisen ymmärryksen siitä, miten tavoitteeseen voidaan päästä. Kun yhteinen ymmärrys on luotu, voidaan tehdä suunnitelma ja alkaa kokeilla.

Tässä esimerkkinä lista peruskysymyksiä yhteisen ymmärryksen muodostamiseksi projektin alussa:

1. Mitä? – Mitä on tavoitteena saada aikaiseksi?

2. Miksi? – Onko tekemisellä jokin tarkoitus tai syy?

3. Kenelle? – Kuka on asiakas? Kenelle rakennamme sitä mitä teemme?

4. Milloin? – Onko tekemiselle jo jokin aikataulu?

5. Kuka maksaa? Kuka on työn tilaaja ja omistaja (organisaation sisällä)?

6. Resurssit – Mitä tarvitsemme onnistuaksemme? Onko meillä tarvittava osaaminen ja henkilöt?

7. Tärkeys – Mikä on projektin merkitys liiketoiminnalle?

   
   

>> Näillä pääsee hyvin alkuun, ja lisää kannattaa toki kysyä aina tarpeen mukaan.

Kysyminen on helppoa, eikö niin?

Me kaikki lukuisia kysymme kysymyksiä joka päivä. Kysyminen on helppoa. Tai niinhän sitä luulisi. Väitän, että kysyminen, ja erityisesti hyvien kysymysten kysyminen ei itse asiassa ole niin helppoa, vaan sitä täytyy harjoitella.

Olen lukuisia kertoja ollut tilanteessa, jossa en ole ymmärtänyt, mitä toinen yrittää sanoa. Muistan, että joskus asia jäi minulle ikuisesti epäselväksi, koska en kehdannut kysyä. Olen ajatellut, että vähänkö noloa kun kaikki muut näyttävät tajuavan, mutta minä en. Onneksi nuo ajat ovat takanapäin. Nykyisin kehtaan avata suuni ja kysyä noita ”tyhmiä kysymyksiä”.

Kysymysten ansiosta olen oppinut valtavasti, mutta toki on tullut kysyttyä niitä aidosti tyhmiäkin kysymyksiä. Aion kuitenkin jatkaa harjoittelua. Olen havainnut, että kun sanon ääneen, etten oikein ymmärtänyt jotain, muutkin saattavat mainita ihmetelleensä samaa. Kysymällä olen siis auttanut itseni lisäksi myös muita.

Kysymällä mahdollistat onnistumisen

Kysymysten avulla voidaan varmistaa, että kaikki asianosaiset ymmärtävät mitä tavoitellaan. Kysymyksin varmistetaan myös, ettei tehdä olettamuksia, jotka voisivat estää tavoitteen toteutumisen. Kysymällä kysymyksiä luot siis työllesi paremmat mahdollisuudet onnistua.

Oman kokemukseni perusteella kysymykset:

• auttavat ymmärtämään mistä kyse

• avaavat näkökulmia ja laajentavat kokonaisymmärrystä

• auttavat poistamaan olettamuksia

• pienentävät väärinymmärrysten mahdollisuutta

• auttavat ideoimaan ja löytämään ratkaisuja

• edistävät kaikkien osallistujien oppimista.

Yllättävän usein olen nähnyt tilanteita, joissa projekti on viivästynyt, kun jokin taho ei ole toiminut oletetusti. Syynä on usein ollut inhimillinen virhe: Kukaan ei tullut kertoneeksi ko. taholle, mitä heidän oletettiin tekevän, jotta projekti etenee. Uskon, että moni vastaavista tilanteista voitaisiin välttää kysymällä ja keskustelemalla aktiivisesti projektin aikana.

Helpota kysymysten kysymistä esimerkin voimalla

Esimerkin voima on osoittautunut ihmeellisen vahvaksi. Jokainen meistä voi näyttää mallia ihmettelemällä ääneen, kysymällä välillä hyvinkin yksinkertaiselta tuntuvia kysymyksiä. Kun ryhmässä on henkilö, joka haluaa vilpittömästi ymmärtää ja kysyy paljon kysymyksiä, muutkin alkavat kysymään.

Suosittelen kokeilemaan. Ensi kerralla, kun jossain tilaisuudessa haluat, että muut kysyvät kysymyksiä, kysy sinä ensin. Ja sen sijaan, että kysyt onko kenelläkään kysymyksiä, esitä heille teemaan liittyviä kysymyksiä.

Rohkaiseeko vallitseva kulttuuri kysymään?

Moni meistä työskentelee nykyisin monikulttuurisessa työympäristössä. Se asettaa uusia vaatimuksia yhteistyölle. Itse olen oppinut tämän osittain kantapään kautta.

Miksi nostan kulttuurit esille kysymiseen liittyen? – Olen huomannut, että kysyminen ja kyseenalaistaminen ovat luontaisempia joidenkin kulttuurien edustajille ja vaikeita toisille. Esimerkiksi hollantilaiset kysyvät suoraan vaikeistakin asioita, kun taas intialaiset ja kiinalaiset ovat hyvin kohteliaita kysyessään ja pitäytyvät neutraaleissa aiheissa.

En mene tarkemmin kulttuurikohtaisiin eroihin, sillä en ole niiden asiantuntija. Kehotan kuitenkin kiinnittämään huomiota siihen, miten kulttuurien erot voivat vaikuttaa työskentelyyn.

Lähde rohkeasti kokeilemaan. Kysy! Älä oleta!

Haluan rohkaista jokaista kysymään enemmän. Mikäli olet tähän saakka ollut palaverien hiljainen osallistuja, ota tavoitteeksi kysyä yksi kysymys jokaisessa palaverissa. Mieti palaverin päätteeksi, miltä kysymyksen kysyminen tuntui ja mitä se sinulle antoi. Uskon, että saat jatkossa enemmän palavereista irti ja kysymisestä tulee hyödyllinen tapa.

* * *

Kiinnostaako tekoälyn hyödyntäminen ja kokeilemalla eteneminen?